Alertas de Vencimiento de Contratos

Necesito saber cuándo vence cada contrato antes de que se renueve automáticamente en condiciones que ya no me interesan. Ahora mismo me entero tarde.

Impacto esperado: Elimina las renovaciones automáticas no deseadas.

Coste estimado: ~1-3€/mes

El flujo parte de una hoja de Google Sheets que actúa como base de datos de contratos. Si ya tienes un registro en otro formato, este es el momento de migrarlo.

• 1
  Crea una hoja de Google Sheets con las columnas: ID, Proveedor/Cliente, Tipo de contrato, Fecha inicio, Fecha vencimiento, Importe anual, Responsable, Estado, Notas.
• 2
  Rellena la hoja con todos los contratos activos. Para contratos con renovación automática, añade una columna "Preaviso (días)" con el número de días de antelación necesarios para notificar la no renovación.
• 3
  En Make, crea un nuevo escenario → añade el módulo Schedule como trigger → configura la frecuencia: Every day a las 8:00h.
• 4
  Añade el módulo Google Sheets → Search Rows. Configura el filtro para obtener solo los contratos cuya fecha de vencimiento esté entre hoy y los próximos 90 días.
• 5
  Usa la función DATEADD de Make para calcular dinámicamente la fecha límite: {{formatDate(addDays(now; 90); "YYYY-MM-DD")}}.

Para cada contrato próximo a vencer, ChatGPT genera un resumen ejecutivo con el contexto del contrato, las opciones disponibles y una recomendación de acción.

• 1
  Añade un módulo Iterator para procesar cada contrato detectado en el paso anterior de forma individual.
• 2
  Añade el módulo OpenAI → Create a Chat Completion con gpt-4o-mini.
• 3
  En el prompt, incluye los datos del contrato (proveedor, tipo, importe, días restantes) y pide a ChatGPT que genere: 1) resumen del contrato en 2 líneas, 2) opciones disponibles (renovar, renegociar, no renovar), 3) recomendación de acción con justificación.
• 4
  Establece "Max Tokens" a 400 — suficiente para el resumen ejecutivo.
• 5
  Conecta la salida del Iterator con la entrada del módulo OpenAI.

Make envía un email de alerta al responsable del contrato con el resumen generado por ChatGPT y los días restantes hasta el vencimiento.

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  Añade el módulo Gmail → Send an Email.
• 2
  En "To" usa la variable Responsable del módulo Google Sheets (debe contener la dirección de email del responsable).
• 3
  En "Subject" usa: ⚠️ Contrato por vencer: {{Proveedor}} — {{dias_restantes}} días.
• 4
  En "Body" combina el resumen de ChatGPT con un enlace directo a la fila del contrato en Google Sheets (https://docs.google.com/spreadsheets/d/{{ID_HOJA}}/edit#gid=0).
• 5
  Añade el módulo Google Sheets → Update a Row para marcar la columna "Alerta enviada" como "Sí" después del envío.

ROI: Elimina las renovaciones automáticas no deseadas.

• !
  Se envían alertas duplicadas — Verifica que el módulo "Update a Row" actualiza correctamente la columna "Alerta enviada" a "Sí". Si el flujo falla después de enviar el email pero antes de actualizar la hoja, se enviará el email de nuevo en la siguiente ejecución.
• !
  El filtro de fechas no detecta contratos próximos — Verifica el formato de fecha en Google Sheets. Make requiere fechas en formato ISO (YYYY-MM-DD). Si tus fechas están en formato DD/MM/YYYY, añade un módulo de conversión antes del filtro.
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  ChatGPT no tiene contexto suficiente para la recomendación — Añade al prompt el historial de renovaciones anteriores (si existe en la hoja) y el importe del contrato. Con más contexto, las recomendaciones son más precisas y útiles.

Copia este prompt en el módulo de IA de tu flujo. Sustituye los valores entre llaves {} por los datos reales de tu organización.