Clasificación Automática de Archivos a Google Drive

El flujo tiene tres ramas paralelas que convergen en el mismo módulo de clasificación con ChatGPT. Cada rama vigila una fuente diferente de archivos: Gmail, WhatsApp Business y Slack. Cuando detecta un adjunto, lo pasa al módulo de IA, que devuelve los metadatos (tipo, proyecto, fecha), y el archivo se sube a la carpeta correcta de Google Drive.

Antes de empezar, necesitas tener activas estas cuentas:

• A
  Make — plan Core (~9€/mes) o superior. El flujo consume ~150–300 operaciones/mes.
• B
  ChatGPT Business/Enterprise o acceso a la OpenAI API con clave de API. Para uso con datos corporativos, verifica que tienes DPA (Data Processing Agreement (Acuerdo de Tratamiento de Datos)) firmado con OpenAI. ChatGPT Business/Enterprise y la API de OpenAI son productos distintos: la API es la opción recomendada para automatizaciones con Make.
• C
  Google Workspace — cuenta con acceso a Gmail, Drive y Sheets.
• D
  WhatsApp Business API — a través de un proveedor como 360dialog o Twilio (opcional para la primera versión).

Crea la estructura de carpetas en Google Drive antes de configurar el flujo. Ejemplo para la empresa:

En Make, crea un nuevo escenario y añade el módulo Gmail → Watch Emails como trigger.

• 1
  Conecta tu cuenta de Google y autoriza el acceso a Gmail.
• 2
  En Criteria, selecciona "All emails" o añade un filtro: has:attachment para procesar solo emails con adjuntos.
• 3
  En Maximum number of results, pon 10 para procesar hasta 10 emails por ejecución.
• 4
  Añade un módulo Gmail → Get an Email Attachment para descargar el archivo binario del adjunto.
• 5
  Añade un módulo Tools → Set Variable para guardar el nombre del archivo y el remitente (los usarás como contexto para ChatGPT).

Este es el módulo central. Añade OpenAI → Create a Completion

• 1
  Modelo: gpt-4o-mini (suficiente para clasificación, mucho más barato que gpt-4o).
• 2
  En el campo User message, pega el prompt de clasificación (ver abajo).
• 3
  Añade como variables dinámicas: {{filename}} (nombre del archivo) y {{sender}} (remitente del email).
• 4
  En Response Format, selecciona "JSON object" para que la respuesta sea parseable directamente.

Prompt de clasificación (copia y pega en Make):

Añade un módulo JSON → Parse JSON después del módulo OpenAI para extraer los campos tipo, proyecto, fecha y descripcion como variables separadas.

Añade el módulo Google Drive → Upload a File y configura la ruta dinámica basada en la respuesta de ChatGPT.

• 1
  En Folder, selecciona la carpeta raíz "Archivo Inteligente" y añade dinámicamente la subcarpeta: /la empresa/Archivo Inteligente/{{tipo}}
• 2
  En File name, usa el formato: {{fecha}}_{{proyecto}}_{{descripcion}}.{{extension}} para que los archivos sean buscables por fecha y proyecto.
• 3
  En File data, conecta la salida del módulo de descarga del adjunto (el binario del archivo).
• 4
  Activa Convert to Google Docs format solo para archivos .docx y .xlsx (para que sean editables directamente en Drive).

El nombre del archivo resultante en Drive tendrá este aspecto:

El índice en Sheets es lo que permite recuperar cualquier documento en menos de 30 segundos. Crea una hoja llamada "Índice de Archivo" con estas columnas:

• 1
  Añade el módulo Google Sheets → Add a Row después del módulo de subida a Drive.
• 2
  Mapea cada columna con las variables del flujo: {{fecha}}, {{tipo}}, {{proyecto}}, {{descripcion}}, "Gmail", {{sender}}, {{driveFileUrl}}, {{now}}.
• 3
  Activa el filtro de Google Sheets para poder buscar por proyecto, tipo o fecha en segundos.
• 4
  Opcional: añade una columna "Estado" (Archivado / Pendiente revisión) para documentos que requieren acción.

Una vez funciona la rama de Gmail, duplica el escenario para añadir WhatsApp Business y Slack. El módulo de clasificación con ChatGPT y el de subida a Drive son exactamente los mismos — solo cambia el trigger.

Rama WhatsApp Business:

• 1
  Usa el módulo WhatsApp Business Cloud → Watch Messages (requiere cuenta Meta Business y número verificado).
• 2
  Filtra mensajes con type = "document" o type = "image".
• 3
  Añade el nombre del remitente (número de teléfono o nombre del contacto) como contexto para ChatGPT.

Rama Slack:

• 1
  Usa el módulo Slack → Watch Files o Watch Events con filtro de tipo "file_shared".
• 2
  Añade el nombre del canal y el usuario que compartió el archivo como contexto para ChatGPT.
• 3
  Opcional: envía una confirmación al canal de Slack con el enlace de Drive cuando el archivo se archive correctamente.

Antes de activar el flujo en producción, prueba con estos 5 tipos de documentos:

• 1
  Envíate un email con un PDF de contrato (nombre: "Contrato_ProveedorX_2026.pdf"). Verifica que va a la carpeta "Contratos".
• 2
  Envíate un email con un Excel de presupuesto. Verifica que va a "Presupuestos".
• 3
  Envíate un archivo con nombre ambiguo ("documento.pdf"). Verifica que ChatGPT lo clasifica como "otro" y se envía la notificación de revisión manual.
• 4
  Verifica que el índice de Sheets se actualiza con cada archivo archivado.
• 5
  Verifica que el nombre del archivo en Drive sigue el formato fecha_proyecto_descripcion.

Una vez validado, configura el scheduler en Make para ejecutar el flujo cada 15 minutos. Activa el escenario con el botón "ON".