Tutorial · Dirección General

Preparación de facturación mensual con ChatGPT Business

la organización preparaba la facturación mensual cruzando manualmente dos Excels de horas e hitos, un proceso de 4 horas propenso a errores que generaba retrasos en la facturación y discrepancias con

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Visión General
¿Qué vas a conseguir con este tutorial?

El reto: la organización preparaba la facturación mensual cruzando manualmente dos Excels de horas e hitos, un proceso de 4 horas propenso a errores que generaba retrasos en la facturación y discrepancias con los socios.

La solución: ChatGPT Business con Code Interpreter: cruza los dos Excels de horas e hitos y genera automáticamente la tabla de facturación con proyectos facturables, pendientes de entregable y facturas no pagadas del mes anterior.

📈 Impacto esperado: Automatiza el cruce de datos de horas e hitos para facturación mensual, reduciendo errores de facturación en un 90% y el tiempo de preparación de horas a minutos.
💡 Alternativa: Manus AI puede usarse como alternativa si no tienes acceso a ChatGPT Business.

Contexto
¿En qué situación se aplica este tutorial?

la organización es la asociación sectorial que agrupa a los fabricantes españoles de tecnología de seguridad, contra incendios y automatismos. El Director General mantiene relaciones con socios industriales, administraciones públicas y organismos europeos, y necesita preparar cada reunión con información precisa y actualizada.


Preparación
Datos que necesitas tener listos

Excel de horas imputadas por proyecto y empleado (anonimizado), Excel de hitos contractuales con estado (alcanzado/pendiente), listado de facturas del mes anterior con estado de pago.


Paso 01
Paso 1: Abre ChatGPT Business y crea un nuevo chat o proyect...

Paso 1: Abre ChatGPT Business y crea un nuevo chat o proyecto.


Paso 02
Paso 2: Prepara los datos necesarios: Excel de horas imputad...

Paso 2: Prepara los datos necesarios: Excel de horas imputadas por proyecto y empleado (anonimizado), Excel de hitos c.


Paso 03
Paso 3: Copia el prompt y ajusta los campos entre corchetes...

Paso 3: Copia el prompt y ajusta los campos entre corchetes con tu información real.


Paso 04
Paso 4: Revisa el resultado con criterio directivo antes de...

Paso 4: Revisa el resultado con criterio directivo antes de tomar decisiones.


Prompt
Prompt completo listo para usar

Copia este prompt, sustituye los valores entre corchetes [VALOR] por los datos reales de tu organización y ejecútalo en ChatGPT Business.

Prompt — Preparación de facturación mensual
Actúa como analista de facturación y gestión de proyectos para una consultora de transformación digital. Adjunto los siguientes archivos para la preparación de la facturación mensual de la organización: - [Horas_mes.xlsx]: horas imputadas por consultor, proyecto y tarea durante el mes de [mes/año] - [Hitos_mes.xlsx]: hitos contractuales de cada proyecto con estado (Alcanzado / Pendiente / En revisión) y fecha de validación por el socio CRUZA AMBOS ARCHIVOS Y GENERA: 1. PROYECTOS CON HITOS FACTURABLES ALCANZADOS: lista de proyectos donde el hito está marcado como "Alcanzado" y validado por el socio — listos para emitir factura. Incluye: proyecto, socio, importe del hito, fecha de validación 2. PROYECTOS PENDIENTES DE ENTREGABLE: proyectos donde el hito no está alcanzado porque falta un entregable interno — con responsable y fecha límite para desbloquearlo 3. FACTURAS DEL MES ANTERIOR EN ESTADO "NO PAGADO": lista de facturas emitidas el mes pasado que aún no han sido cobradas, con días de vencimiento y contacto del socio 4. RESUMEN DE FACTURACIÓN POTENCIAL DEL MES: importe total facturable si se emiten todas las facturas de hitos alcanzados 5. ALERTAS: proyectos con horas imputadas muy por encima del presupuesto que pueden generar una conversación difícil con el socio en el momento de la facturación Empresa: la organización. Idioma: español. RESTRICCIONES Y CONDICIONES: - Los datos de facturación y horas imputadas son información financiera y fiscal; asegúrate de que la herramienta usada cumpla con los requisitos de conservación de datos contables. - No subas datos con nombres de empleados o importes confidenciales sin anonimizar. - No emitas facturas basándote solo en el output de la IA sin revisión humana.
⚠️ Advertencia: Los datos de facturación y horas imputadas son información financiera y fiscal. Asegúrate de que la herramienta usada cumpla con los requisitos de conservación de datos contables.

Siguiente paso
¿Qué hacer ahora?

Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales:

💡 Para sacarle más partido: Una vez que hayas usado este tutorial en una situación real, guarda el prompt con las variables ya rellenadas para tu organización. La próxima vez que necesites resolver un reto similar, tendrás el prompt listo y el proceso será mucho más rápido.
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