Contexto
¿Qué vamos a construir?
El Director Financiero de una empresa mediana dedica entre 1 y 2 días al mes a consolidar los datos de PyG de diferentes fuentes (ERP, Excel de las áreas, banco), detectar desviaciones respecto al presupuesto y preparar el informe para el Comité de Dirección.
Con Make y Microsoft 365 Copilot, construiremos un sistema que: extrae los datos automáticamente de las fuentes, consolida el PyG, detecta desviaciones significativas, genera el análisis narrativo con Copilot y envía el borrador al CFO cada lunes a las 8:00. El CFO revisa y aprueba antes de distribuir al Comité.
Requisitos previos:
Make (plan Core a 9$/mes). Microsoft 365 Business Standard o superior (puede ser elegible para añadir Microsoft 365 Copilot — add-on, requiere licencia específica y configuración por IT). Los datos de PyG deben estar en Excel Online o Google Sheets (no en Excel local). Acceso a la API del ERP (opcional — si no hay API (Application Programming Interface (Interfaz de Programación de Aplicaciones)), se puede hacer con exportación manual a Excel).
⚠ Nivel de complejidad:
Este tutorial es el más técnico del programa. Requiere familiaridad con Excel y con la lógica de Make. Si es tu primer flujo de Make, te recomendamos empezar con el tutorial de cribado de CVs (nivel intermedio) antes de abordar este.
Paso 01
Arquitectura del sistema de controlling
El sistema tiene tres capas: datos, procesamiento y distribución. Entender la arquitectura completa antes de construirla evita tener que rehacer partes del flujo.
| Capa | Componente | Herramienta | Función |
|---|---|---|---|
| Datos | PyG Real | Excel Online / ERP | Datos de ingresos y gastos del mes |
| Datos | Presupuesto | Excel Online | Presupuesto anual por mes y área |
| Datos | Año anterior | Excel Online | Datos históricos para comparación |
| Procesamiento | Consolidación | Make | Combina las tres fuentes en un único dataset |
| Procesamiento | Cálculo de desviaciones | Make + Excel | Real vs. Presupuesto, Real vs. Año anterior |
| Procesamiento | Análisis narrativo | Microsoft 365 Copilot | Interpreta las desviaciones y genera el comentario ejecutivo |
| Distribución | Informe PDF | Make + Word | Genera el informe en formato Word/PDF |
| Distribución | Envío borrador al CFO | Make + Outlook | Envía el borrador al CFO para revisión y aprobación antes de distribuir al Comité |
Paso 02
Configurar la fuente de datos en Excel Online
El sistema funciona mejor cuando los datos están en Excel Online (SharePoint). Si los datos están en un ERP, necesitarás exportarlos a Excel Online manualmente o usar la API del ERP si está disponible.
- 1 Crea tres archivos Excel Online en SharePoint: "PyG_Real_[AÑO].xlsx", "Presupuesto_[AÑO].xlsx" y "PyG_Real_[AÑO-1].xlsx". Usa una estructura de tabla consistente en los tres archivos.
- 2 Define la estructura de la tabla de PyG: columnas = Cuenta contable, Descripción, Enero, Febrero, ..., Diciembre, Total. Filas = líneas del PyG (Ingresos, COGS, Margen Bruto, Gastos Operativos, EBITDA, Amortizaciones, EBIT (Earnings Before Interest and Taxes (Beneficio antes de Intereses e Impuestos)), Resultado Financiero, BAI, Impuestos, Resultado Neto).
- 3 Convierte cada tabla en una "Tabla de Excel" (Insertar → Tabla) y dale un nombre descriptivo: PyG_Real, Presupuesto, PyG_Anterior. Make necesita tablas nombradas para acceder a los datos.
- 4 Crea un cuarto archivo "Dashboard_Controlling.xlsx" con una hoja "Consolidado" donde Make volcará los datos procesados. Este archivo es el que Copilot analizará.
Paso 03
Automatizar la consolidación en Make
Make extrae los datos de los tres archivos Excel, calcula las desviaciones y los vuelca en el archivo de consolidación.
- 1 En Make, crea un nuevo escenario. Añade el módulo "Microsoft Excel 365 → Get a Table" tres veces: una para cada archivo (PyG Real, Presupuesto, Año anterior).
- 2 Añade el módulo "Tools → Set Multiple Variables" para calcular las desviaciones: desv_presupuesto = real - presupuesto, desv_pct_presupuesto = (real - presupuesto) / presupuesto * 100, desv_año_anterior = real - año_anterior.
- 3 Añade el módulo "Microsoft Excel 365 → Update a Row" para volcar los datos consolidados en el Dashboard. Mapea cada variable calculada a la columna correspondiente.
💡 Mes actual automático:
Usa la función {{formatDate(now; "M")}} de Make para obtener el número de mes actual automáticamente. Así el flujo sabe qué columna del Excel debe leer sin necesidad de configurarlo manualmente cada mes.
Paso 04
Análisis automático con Microsoft 365 Copilot
Una vez consolidados los datos, Copilot analiza el Excel y genera el comentario narrativo del informe. Este es el paso que más tiempo ahorra: la interpretación de las desviaciones y la redacción del análisis ejecutivo.
Prompt para Copilot en Excel — Análisis de Desviaciones
Analiza los datos de la hoja "Consolidado" y genera un comentario ejecutivo del cierre de [MES (Manufacturing Execution System)] [AÑO].
El comentario debe incluir:
1. RESUMEN EJECUTIVO (3-4 líneas)
- Resultado global vs. presupuesto y vs. año anterior
- Tono: directo, sin tecnicismos innecesarios
2. ANÁLISIS DE INGRESOS
- Desviación vs. presupuesto: importe y porcentaje
- Desviación vs. año anterior: importe y porcentaje
- Principales causas de la desviación (basándote en los datos disponibles)
3. ANÁLISIS DE COSTES
- Identifica las 3 líneas de coste con mayor desviación vs. presupuesto
- Para cada una: importe de la desviación, porcentaje y posible causa
4. EBITDA Y RESULTADO
- Desviación de EBITDA vs. presupuesto y vs. año anterior
- Impacto en el resultado neto
5. ALERTAS (si las hay)
- Líneas con desviación superior al 10% vs. presupuesto
- Tendencias preocupantes vs. año anterior
6. OUTLOOK
- Basándote en la tendencia acumulada, ¿se prevé cumplir el presupuesto anual?
- 2-3 acciones recomendadas para corregir las principales desviaciones
Formato: párrafos cortos, datos concretos (siempre con importe en € y porcentaje). Sin tablas — el informe incluye las tablas por separado. Máximo 600 palabras.
⚠ Copilot en Excel vs. Copilot en Word:
Usa Copilot en Excel para el análisis de datos (accede directamente a las celdas). Usa Copilot en Word para generar el informe narrativo final. Son dos pasos separados.
Paso 05
Generar el informe ejecutivo en Word
El informe ejecutivo se genera en Word usando una plantilla con marcadores de posición que Make rellena automáticamente con los datos del mes.
- 1 Crea una plantilla Word en SharePoint: "Plantilla_Informe_Controlling.docx". Incluye el logo de la empresa, los títulos de sección y los marcadores de posición en formato {{VARIABLE}}.
- 2 En Make, añade el módulo "Microsoft Word 365 → Fill a Document Template". Mapea cada marcador de posición con la variable correspondiente: {{MES}}, {{FACTURACION_REAL}}, {{DESVIACION_PRESUPUESTO}}, {{COMENTARIO_COPILOT}}.
- 3 Añade el módulo "Microsoft OneDrive → Convert a File" para convertir el Word a PDF. El informe final se guarda en SharePoint como "Informe_Controlling_[MES]_[AÑO].pdf".
Estructura de la Plantilla Word (marcadores de posición)
INFORME DE CONTROLLING — {{MES}} {{AÑO}}
[LOGO EMPRESA]
RESUMEN EJECUTIVO
{{COMENTARIO_EJECUTIVO}}
CUENTA DE RESULTADOS — {{MES}} {{AÑO}}
[Tabla generada automáticamente por Make]
KPIs PRINCIPALES
Facturación: {{FACTURACION_REAL}} € ({{DESVIACION_FACTURACION_PCT}}% vs. presupuesto)
EBITDA: {{EBITDA_REAL}} € ({{DESVIACION_EBITDA_PCT}}% vs. presupuesto)
Resultado Neto: {{RESULTADO_NETO}} €
ANÁLISIS DE DESVIACIONES
{{ANALISIS_INGRESOS}}
{{ANALISIS_COSTES}}
{{ALERTAS}}
OUTLOOK
{{OUTLOOK}}
Preparado automáticamente el {{FECHA_GENERACION}}
Próxima actualización: {{FECHA_PROXIMA}}
Paso 06
Alertas automáticas de desviación
Además del informe semanal, el sistema puede enviar alertas inmediatas cuando se detecta una desviación significativa en tiempo real.
Plantilla de Email de Alerta de Desviación
Para: [CFO] + [CEO]
Asunto: ⚠ Alerta Controlling — Desviación significativa en {{LINEA_CUENTA}}
[CFO/CEO],
Se ha detectado una desviación significativa en el cierre de {{MES}}:
Línea afectada: {{LINEA_CUENTA}}
Real: {{IMPORTE_REAL}} €
Presupuesto: {{IMPORTE_PRESUPUESTO}} €
Desviación: {{DESVIACION_IMPORTE}} € ({{DESVIACION_PCT}}%)
Esta desviación supera el umbral de alerta configurado (±{{UMBRAL}}%).
El informe completo estará disponible el próximo lunes. Si necesitas información adicional antes, contacta con el equipo de Controlling.
[Sistema de Controlling Automatizado — {{NOMBRE_EMPRESA}}]
💡 Umbral de alerta configurable:
Define el umbral de alerta en una variable de Make: 10% para líneas de coste, 5% para ingresos. Ajusta estos umbrales según la tolerancia de la empresa a las desviaciones.
Paso 07
Dashboard de seguimiento en Excel Online
El Dashboard es el complemento visual del informe narrativo. Se actualiza automáticamente con cada ejecución del flujo y está disponible en tiempo real en SharePoint.
- 1 En el archivo Dashboard_Controlling.xlsx, crea una hoja "Dashboard" con gráficos dinámicos vinculados a la hoja "Consolidado". Los gráficos se actualizan automáticamente cuando Make actualiza los datos.
- 2 Gráficos recomendados: (A) Facturación real vs. presupuesto por mes (barras agrupadas). (B) EBITDA acumulado vs. presupuesto acumulado (líneas). (C) Desviación por línea de coste (barras horizontales). (D) Resultado neto por mes (barras con línea de tendencia).
- 3 Comparte el archivo Excel Online con el Comité de Dirección con permisos de "Solo lectura". El enlace al Dashboard se incluye en el email de distribución del informe.
Paso 08
Programar la ejecución semanal automática
El flujo completo se programa para ejecutarse automáticamente cada lunes a las 7:00, de forma que el borrador llegue al CFO a las 8:00 para su revisión y aprobación antes de distribuir al Comité de Dirección.
- 1 En Make, cambia el trigger del escenario de "Inmediato" a "Scheduled". Configura: cada semana, lunes, a las 07:00 (hora de Madrid).
- 2 Añade un módulo "Microsoft Outlook → Send an Email" al final del flujo. Configura el email con el PDF adjunto y el enlace al Dashboard. Destinatario: el CFO únicamente. El CFO revisa, valida y distribuye al Comité de Dirección cuando lo considere oportuno.
- 3 Activa el escenario en Make (toggle "Active"). A partir de ese momento, el flujo se ejecuta automáticamente cada lunes sin intervención humana.
✓ Resultado esperado:
Cada lunes a las 8:00, el CFO recibe en su bandeja de entrada el borrador del informe de controlling con el análisis narrativo de Copilot, las desviaciones vs. presupuesto y el enlace al Dashboard interactivo. El CFO dedica 15 minutos a revisar y validar el borrador en lugar de 2 días a prepararlo, y lo distribuye al Comité de Dirección cuando esté aprobado.
Costes
Inversión y retorno
9$Make Plan / mes
~30€/usuario/mesMicrosoft 365 Copilot (add-on, requiere licencia específica)
15 minPor informe semanal (vs. 2 días)
~95%Reducción de tiempo
ROI:
Un CFO que dedica 2 días al mes a preparar el informe de controlling (16 horas a 120€/hora = 1.920€/mes en tiempo) recupera 1.900€/mes con este sistema. El coste de Make es de 9$/mes. El ROI es de 211x.
FAQ (Frequently Asked Questions (Preguntas Frecuentes))
Resolución de problemas frecuentes
| Problema | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| Make no puede leer el Excel | El archivo no está en SharePoint/OneDrive, o la tabla no tiene nombre | Asegúrate de que el archivo está en SharePoint (no en el disco local). Convierte el rango de datos en una Tabla de Excel (Insertar → Tabla) y dale un nombre en el campo "Nombre de tabla" de la pestaña Diseño de tabla. |
| Copilot no genera el análisis correcto | El prompt no es suficientemente específico o los datos no están bien estructurados | Verifica que la hoja "Consolidado" tiene los datos correctos antes de ejecutar Copilot. Añade una fila de totales y asegúrate de que las columnas tienen encabezados claros (no "Col1", "Col2"). |
| El informe Word no se genera correctamente | Los marcadores de posición en la plantilla no coinciden exactamente con los nombres de las variables en Make | Los marcadores de posición son sensibles a mayúsculas y espacios. Verifica que {{FACTURACION_REAL}} en la plantilla Word coincide exactamente con el nombre de la variable en Make. |
| El flujo falla el lunes por la mañana | Los datos del Excel no se han actualizado antes de la ejecución del flujo | Cambia la hora de ejecución de 07:00 a 08:00 para dar más margen. O añade un paso de verificación al inicio del flujo que compruebe que los datos del Excel corresponden al mes/semana actual. |
Marco Legal y Uso Responsable
- El informe es un borrador, no una decisión: El flujo genera un análisis narrativo automático para ahorrar tiempo de preparación. El CFO debe revisar y validar los datos antes de distribuir al Comité. Nunca enviar automáticamente sin revisión humana.
- Los datos financieros vienen de tus sistemas, no de la IA: Copilot y Make estructuran y narran los datos que tú proporcionas. Si los datos de origen (Excel, ERP, SQL) tienen errores, el informe los amplificará. Verifica siempre la fuente antes de ejecutar el flujo.
- Confidencialidad: Los datos de PyG, presupuesto y desviaciones son información financiera no pública. Usa Microsoft 365 Copilot con tenant corporativo configurado por IT. No uses Copilot personal (M365 Personal/Family) con datos financieros reales.
- Microsoft 365 Copilot requiere licencia específica: No está incluido en Business Standard. Requiere licencia add-on (desde ~30€/usuario/mes) y configuración de tenant por IT. Verifica con IT antes de implementar.