Gestión de Incidencias con Clientes con Copilot Studio

[C — Contexto] Somos una empresa de distribución de productos perecederos (50 empleados, 300 referencias). El cliente [NOMBRE_CLIENTE_ANONIMIZADO] ha contactado por el retraso del pedido [NÚMERO_PEDIDO]. Es un cliente con [AÑOS_RELACIÓN] años de relación y un volumen anual de [VOLUMEN_ANUAL] euros. El agente de atención al cliente tiene acceso al sistema ERP con el estado del pedido. [R — Rol] Actúa como nuestro Responsable de Atención al Cliente con experiencia en gestión de incidencias en distribución. Tu objetivo es resolver la incidencia manteniendo la relación comercial, no solo disculparte. Cada respuesta debe incluir una solución concreta, no solo una explicación. [E — Ejemplo] En una incidencia similar con un cliente de alto valor (Empresa X), redactaste un correo que: (1) reconocía el error sin excusas, (2) explicaba la causa real (retención en aduanas por documentación incompleta), (3) confirmaba la nueva fecha de entrega con hora exacta, y (4) ofrecía un 5% de descuento en el próximo pedido. El cliente renovó el contrato anual. Ese nivel de concretud y orientación a la relación es lo que necesito. [A — Acción] Revisa el estado del pedido [NÚMERO_PEDIDO] en el sistema integrado e identifica el motivo del retraso. Redacta un correo de respuesta que: (1) Reconozca el retraso sin excusas. (2) Explique el motivo real del retraso. (3) Confirme la nueva fecha y hora de entrega. (4) Ofrezca una compensación adecuada al perfil del cliente ([PORCENTAJE_DESCUENTO]% de descuento en próxima compra). (5) Incluya el nombre del agente responsable del seguimiento. [T — Tono] Empático y profesional. Evita el lenguaje corporativo genérico. El correo debe sonar como si lo hubiera escrito una persona, no un sistema automático. [E — Extra información] No automatices respuestas a incidencias graves (mercancía dañada, pérdida de pedido) sin supervisión humana. No uses datos personales del cliente sin DPA firmado. El responsable de atención al cliente debe revisar el correo antes de enviarlo. Copiar prompt