Tutorial: Análisis de Desviaciones Budget vs. Real con Variance Analysis

Preparar el informe mensual de desviaciones Budget vs. Real consume tiempo y riesgo manual. Este flujo automatiza: cálculo de desviaciones por línea, semáforo (verde/amarillo/rojo), descomposición precio/volumen/mix, waterfall de EBITDA y un management commentary listo para el Board.

Impacto esperado: reduce 4–6 horas/haz a 20–40 minutos por cierre. Mejora trazabilidad y consistencia del mensaje al Board.

Coste estimado: variable. ChatGPT Business ≈23€/mes. Manus AI: créditos por ejecución (1–3 créditos).

Objetivo: obtener dos archivos Excel con la misma estructura y granularidad. Sin normalización previa el análisis falla.

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  Accede al ERP. Exporta el P&L real del periodo cerrado (mes) con columnas: Cuenta, Descripción, Filial, Moneda, Importe actual, Importe YTD. Usa formato tabular (no PDFs).
• 2
  Exporta el budget del mismo periodo con las mismas columnas y el mismo orden. Si el ERP permite, exporta también una versión por filial y otra consolidada.
• 3
  Verifica consistencia: nombres de cuentas idénticos, mismas unidades (€, k€), y mismo signo (costes negativos o positivos). Normaliza antes de continuar.
• 4
  Genera una hoja adicional 'mapping' si los nombres de cuentas difieren: columna ERP_name → Standard_name. Guarda los archivos como pl_real_MMM_AAAA.xlsx y budget_MMM_AAAA.xlsx.
• 5
  Control rápido: abre ambos Excel y comprueba el total EBITDA y el número de filas. Si hay diferencias obvias, corrige en el ERP y reexporta.

Objetivo: que la IA entregue una tabla de desviaciones, semáforo, descomposición precio/volumen/mix y outputs descargables (Excel y gráfico).

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  Abre ChatGPT Business con Code Interpreter activo o Manus AI. Adjunta ambos archivos en el mismo mensaje. Indica la moneda del análisis y el umbral semáforo (ej. 5% / 10%).
• 2
  Pega el prompt (sección PROMPT). Pide explícitamente: generar un Excel con pestañas: 'Desviaciones', 'Waterfall', 'YTD & Proyección', 'Datos origen'. Solicita además los archivos PNG/SVG de gráficos y un CSV con el top10 desviaciones.
• 3
  Solicita pasos intermedios: validación de matching entre cuentas, reporte de filas no emparejadas y un resumen estadístico (número de líneas, total desviación € y %).
• 4
  Revisa la ejecución: descarga el Excel generado. Verifica la hoja 'Log' que debe incluir las transformaciones aplicadas (normalizaciones, tasas de cambio, supresiones de one-offs).
• 5
  Si usas Manus AI, controla créditos: 1–3 créditos por ejecución típica. Ejecuta primero con un sample (filial reducida) para validar antes de procesar todo el grupo.

Objetivo: confirmar las causas y decidir acciones antes de publicar al Board.

• 1
  Revisa la hoja 'Desviaciones' y valida los top10 con los controllers de filial. Confirma si las desviaciones se deben a precio, volumen o mix.
• 2
  Chequea la hoja 'Log' para entender normalizaciones aplicadas. Si la IA consolidó cuentas diferentes, valida el mapping y corrige si hace falta.
• 3
  Solicita a la IA que genere notas explicativas por cada top3 desviación: causas probables, impacto € y propuesta de acción (owner y plazo).
• 4
  Valida el waterfall de EBITDA: confirma que los one-offs están identificados y, si procede, exclúyelos para el análisis recurrente.
• 5
  Registra aprobaciones: añade una celda en el Excel con responsables y firma electrónica o comentario en SharePoint para trazabilidad.

Objetivo: producir la entrega corporativa (1 página resumen + tabla KPI + análisis top3 + outlook).

• 1
  Abre el template del Board (Word o PowerPoint). Copia el management commentary generado por la IA y adapta el tono si es necesario (máx. 1 página).
• 2
  Inserta la tabla 'Desviaciones' exportada desde el Excel de la IA. Asegura semáforo visual y leyenda de cómo interpretar signo/colores.
• 3
  Inserta el gráfico waterfall de EBITDA. Si el formato corporativo exige estilo, recrea el gráfico en Excel usando la tabla 'Waterfall' exportada.
• 4
  Añade la sección 'Acciones' con responsables, plazos y estado. Incluye enlace al Excel en SharePoint para consulta de detalle.
• 5
  Envía la entrega al Board antes del deadline (ej. día 5). Guarda la versión final y archiva el Excel con la hoja 'Log' para auditoría.

ROI cuantificado (ejemplo): si el cierre mensual consume 5 h de un controller con coste fully-loaded de 60 €/h -> coste mensual 300 €. Reduciendo a 30 min (0.5 h) ahorras 4.5 h = 270 €/mes. Con un coste de herramienta ~25 €/mes, ROI en el primer mes ≈ (270 - 25)/25 = 980% sobre la inversión directa en la herramienta.

• 1
  Mismatch de cuentas entre real y budget — Solución: crea una hoja 'mapping' en el Excel con dos columnas (Real_name → Standard_name). Pide a la IA que aplique ese mapping antes de calcular desviaciones. Si hay cuentas sin mapping, la IA debe devolver un CSV con filas no emparejadas para revisión manual.
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  Signo erróneo en costes/ingresos — Solución: normaliza signos en una columna auxiliar (ej. 'importe_signed') usando reglas: ingresos positivos, costes negativos. Indica al prompt la convención y solicita verificación previa con una muestra de 10 filas.
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  Diferencias por moneda/FX — Solución: sube la tabla de tipos de cambio y pide a la IA aplicar la conversión a la moneda de reporting antes del análisis. La IA debe reportar el tipo usado y añadir una columna con importes convertidos.

Copia el siguiente prompt en la sesión de Code Interpreter (ChatGPT Business) o en Manus AI. Sustituye los valores entre llaves {}. El prompt solicita salidas descargables: Excel con pestañas, PNG de gráficos y CSV de top desviaciones.