Triaje de Email Ejecutivo

Necesito recuperar las 2 horas que pierdo cada día leyendo emails que no requieren mi atención directa. El 80% podría delegarse o responderse sin que yo intervenga.

Impacto esperado: Recupera 1-2 horas diarias del directivo.

Coste estimado: ~2-5€/mes (GPT-4o mini)

Este paso conecta tu bandeja de entrada a Make para que cada nuevo email dispare el flujo automáticamente.

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  En Make, crea un nuevo escenario → haz clic en "Create a new scenario" → busca el módulo Gmail (o Outlook si usas Microsoft).
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  Selecciona el trigger "Watch Emails" → conecta tu cuenta Google con OAuth → autoriza el acceso a Gmail.
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  Configura el filtro: en el campo "Folder" selecciona "INBOX". En "Criteria" elige "All mail" para procesar todos los emails entrantes.
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  Establece el límite de emails por ejecución a 10 (evita sobrecargar la API (Application Programming Interface (Interfaz de Programación de Aplicaciones)) en las primeras pruebas). Puedes subirlo a 50 cuando el flujo esté estable.
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  Haz clic en "OK" y ejecuta el módulo manualmente para verificar que recupera emails reales de tu bandeja.

Este módulo envía el contenido de cada email a ChatGPT para que lo clasifique por urgencia y genere un resumen ejecutivo de 2-3 líneas.

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  Añade el módulo OpenAI → Create a Completion (o "Create a Chat Completion" si usas GPT-4o).
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  En "Model" selecciona gpt-4o-mini (coste ~0,15€/1M tokens — suficiente para clasificación de emails).
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  En el campo "Messages → Content" pega el prompt del módulo IA (ver sección PROMPT más abajo). Sustituye {email_asunto} por la variable Subject del módulo Gmail y {email_cuerpo} por Text Content.
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  Establece "Max Tokens" a 300 — suficiente para la clasificación y el resumen sin desperdiciar tokens.
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  Conecta la salida del módulo Gmail con la entrada de este módulo haciendo clic en el punto de conexión entre ambos.

El último módulo aplica la etiqueta de prioridad al email original y, si la urgencia es ALTA, crea un borrador de respuesta en tu bandeja.

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  Añade el módulo Gmail → Add a Label to an Email. En "Email ID" usa la variable ID del módulo Gmail del Paso 1.
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  En "Label" usa una expresión condicional: si la respuesta de ChatGPT contiene "URGENTE" → etiqueta "🔴 Urgente"; si contiene "DELEGAR" → etiqueta "🔵 Delegar"; si contiene "ARCHIVAR" → etiqueta "⚪ Archivo".
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  Añade un segundo módulo Gmail → Create a Draft. Configura el campo "To" con el remitente original (From) y el campo "Body" con el borrador de respuesta generado por ChatGPT.
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  Añade un Router antes del módulo de borrador para que solo se cree el borrador cuando la clasificación sea "URGENTE" (evita crear borradores para emails de archivo).
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  Activa el escenario → haz clic en el toggle inferior izquierdo → selecciona la frecuencia de ejecución: cada 15 minutos es suficiente para emails ejecutivos.

ROI: Recupera 1-2 horas diarias del directivo.

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  El trigger no detecta emails nuevos — Verifica que el escenario está activado (toggle verde en la esquina inferior izquierda de Make). Comprueba que la cuenta Gmail está conectada en Connections y que el token no ha expirado.
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  ChatGPT devuelve clasificaciones incorrectas — Añade 3-5 ejemplos concretos al prompt (few-shot): un email urgente real, uno para delegar y uno para archivar. Los ejemplos mejoran la precisión de GPT-4o-mini significativamente.
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  Error 429 — Too Many Requests de OpenAI — Reduce el límite de emails por ejecución a 5 y añade un módulo Sleep de 2 segundos entre iteraciones. Esto ocurre si tienes muchos emails y el flujo se ejecuta con frecuencia.
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  Los borradores aparecen como enviados — Verifica que usas el módulo "Create a Draft" y no "Send an Email". Son módulos distintos en Make.

Copia este prompt en el módulo de IA de tu flujo. Sustituye los valores entre llaves {} por los datos reales de tu organización.