El reto
Tarea 2: CRM interno para el seguimiento de personas y equipo
El Export Manager de la empresa gestionaba el seguimiento de contactos y del equipo en hojas de Excel dispersas, sin visibilidad del historial de interacciones ni de los próximos pasos acordados con cada distribuidor o contacto clave.
Notion AI configurado como CRM interno de la empresa: base de datos de contactos con historial de interacciones, próximos pasos, estado de la relación y recordatorios automáticos, implementado en 2 horas sin coste de licencia de CRM tradicional.
Nivel de sensibilidad: alto. El CRM contiene datos personales de contactos comerciales (nombre, empresa, historial). Asegúrate de que el tratamiento cumple con el RGPD y que los datos están protegidos adecuadamente.
Decisión previa
Cómo elegir el camino correcto
Antes de empezar, responde esta pregunta: ¿puedes anonimizar los datos que va a procesar la herramienta sin perder su utilidad para este caso?
Camino A — Recomendado para empezar
Anonimización previa + Twenty CRM (open source)
Los documentos se anonimizan antes de procesarse. La anonimización es posible para este caso, lo que permite usar Twenty CRM (open source) de forma segura.
Camino B — Máxima seguridad
Modelo on-premises
El modelo de IA se despliega en infraestructura propia. Los datos nunca salen de tus servidores. Recomendado cuando se requiere máxima seguridad o los datos no se pueden anonimizar.
Para este caso concreto: la anonimización es posible. El Camino A permite usar Twenty CRM (open source) de forma segura con datos anonimizados. Si necesitas trabajar con los datos originales sin anonimizar, usa el Camino B (on-premises).
Camino A — Recomendado
Anonimización previa + Twenty CRM (open source)
La anonimización es posible para este caso, lo que permite usar Twenty CRM (open source) de forma segura. Sigue este proceso de preparación antes de subir ningún documento a la herramienta.
- 1 Elimina todos los datos identificativos del paciente: nombre, DNI, fecha de nacimiento, dirección, número de historia clínica.
- 2 Sustituye fechas exactas por rangos temporales: [FECHA_INGRESO_2024], [HACE_3_MESES].
- 3 Anonimiza referencias a familiares o contactos del paciente.
- 4 Verifica que la información clínica relevante (diagnóstico, tratamiento, evolución) se mantiene tras la anonimización.
Herramienta de anonimización recomendada: Para documentos en Word o PDF, usa la función "Buscar y reemplazar" con una lista preparada de sustituciones. Para volúmenes mayores, Microsoft Presidio (open source) automatiza la detección y sustitución de entidades nombradas — personas, organizaciones, lugares, fechas.
Camino B — Máxima seguridad
Modelo on-premises: los datos nunca salen de tu empresa
Si necesitas trabajar con los datos originales sin anonimizar, o si requieres la máxima garantía de privacidad, despliega el modelo en tu propia infraestructura. Ningún dato abandona nunca tus servidores.
Modelos recomendados
Twenty CRM (open source) — CRM auto-hospedable con API abierta, integrable con modelos locales para enriquecimiento de datos.
Llama 3.3 70B — Para análisis de conversaciones, síntesis de interacciones y generación de resúmenes de contacto.
Mistral Large 2 — Para clasificación y priorización de contactos, extracción de información de correos y notas.
Llama 3.3 70B — Para análisis de conversaciones, síntesis de interacciones y generación de resúmenes de contacto.
Mistral Large 2 — Para clasificación y priorización de contactos, extracción de información de correos y notas.
Plataformas de despliegue
Twenty CRM — CRM open source moderno, desplegable con Docker en servidor propio. Interfaz intuitiva, API GraphQL, integrable con modelos de IA locales.
Ollama + Open WebUI — Para el componente de IA conversacional integrado en el CRM. Configuración en menos de 1 hora en hardware propio.
n8n (auto-hospedado) — Para automatizar flujos de trabajo entre el CRM y otras herramientas internas sin que los datos salgan de la empresa.
Ollama + Open WebUI — Para el componente de IA conversacional integrado en el CRM. Configuración en menos de 1 hora en hardware propio.
n8n (auto-hospedado) — Para automatizar flujos de trabajo entre el CRM y otras herramientas internas sin que los datos salgan de la empresa.
Infraestructura mínima
GPU: 2× NVIDIA A100 40GB o 4× RTX 4090 (24GB VRAM cada una). Para modelos de 70B parámetros en producción.
RAM: 128GB mínimo para modelos de 70B. Para modelos de 7-13B (uso individual), 32GB son suficientes.
Cloud privada: AWS Private Cloud, Azure Government o Google Cloud Confidential Computing con VPC aislada — sin transferencia de datos fuera de la UE.
RAM: 128GB mínimo para modelos de 70B. Para modelos de 7-13B (uso individual), 32GB son suficientes.
Cloud privada: AWS Private Cloud, Azure Government o Google Cloud Confidential Computing con VPC aislada — sin transferencia de datos fuera de la UE.
Garantía de privacidad: Con un modelo on-premises correctamente configurado, los datos nunca salen de tu red corporativa, el modelo no se entrena con tu información, no hay transferencia internacional de datos — elimina el riesgo de transferencias a EE.UU. bajo el RGPD — y el cumplimiento normativo es total.
¿Necesitas implementar esta solución en tu organización?
La configuración de un modelo on-premises para este caso requiere un proveedor técnico especializado que conozca tanto la tecnología como los requisitos de cumplimiento normativo. Emovere puede ayudarte a desplegar esta solución en tu infraestructura de forma segura, con garantías legales y sin que tus datos salgan nunca de tu organización.
Prompt para Twenty CRM (on-premises) (versión corporativa)
Prompt — Twenty CRM (on-premises) (versión corporativa)
Actúa como consultor de comunicación internacional y traducción especializada en el sector de moda y textil.
Necesito adaptar materiales de comunicación de la empresa para mercados internacionales.
DOCUMENTO A ADAPTAR: [adjunta el documento — catálogo, email comercial, ficha de producto, presentación]
MERCADO DESTINO: [Francia / Alemania / Italia / Reino Unido / otro]
IDIOMA DESTINO: [francés / alemán / italiano / inglés]
TIPO DE ADAPTACIÓN: [solo traducción / traducción + adaptación cultural / revisión de tono para el mercado destino]
INTERLOCUTOR: [distribuidor / cliente final / prensa / feria comercial]
GENERA:
1. DOCUMENTO ADAPTADO: versión completa en el idioma y tono adecuados para el mercado destino, con las adaptaciones culturales necesarias
2. NOTAS DE ADAPTACIÓN: qué cambios has realizado respecto al original y por qué (diferencias culturales, terminología del sector en ese país, tono de comunicación habitual)
3. TÉRMINOS CLAVE DEL SECTOR: glosario bilingüe de los 10 términos más importantes del sector textil y moda en el idioma destino
4. ERRORES A EVITAR: los 3 errores más frecuentes de comunicación con distribuidores o clientes de ese mercado específico
5. PRÓXIMOS PASOS: si el documento es una propuesta comercial, qué debería hacer la empresa después de enviarlo para maximizar las probabilidades de respuesta positiva
Empresa: la empresa. Idioma de las notas: español.
RESTRICCIONES Y CONDICIONES:
- El CRM contiene datos personales de contactos comerciales; asegúrate de que el tratamiento cumple con el RGPD y la política de privacidad de la empresa.
- No migres todos los contactos sin hacer una copia de seguridad del Excel original.
- No uses Notion para almacenar datos personales sin configurar correctamente los permisos de acceso.
Usa este prompt solo si has anonimizado previamente todos los datos identificables del documento. Verifica que el resultado sigue siendo útil tras la anonimización.
El prompt — Camino A (on-premises)
Prompt específico para este caso
Este prompt funciona tanto con el Camino A (modelo on-premises) como con el Camino B (herramienta cloud con datos anonimizados). Personaliza los campos entre corchetes con los datos reales de tu empresa.
Prompt — Tarea 2: CRM interno para el seguimiento de personas y equipo
Actúa como consultor de comunicación internacional y traducción especializada en el sector de moda y textil.
Necesito adaptar materiales de comunicación de la empresa para mercados internacionales.
DOCUMENTO A ADAPTAR: [adjunta el documento — catálogo, email comercial, ficha de producto, presentación]
MERCADO DESTINO: [Francia / Alemania / Italia / Reino Unido / otro]
IDIOMA DESTINO: [francés / alemán / italiano / inglés]
TIPO DE ADAPTACIÓN: [solo traducción / traducción + adaptación cultural / revisión de tono para el mercado destino]
INTERLOCUTOR: [distribuidor / cliente final / prensa / feria comercial]
GENERA:
1. DOCUMENTO ADAPTADO: versión completa en el idioma y tono adecuados para el mercado destino, con las adaptaciones culturales necesarias
2. NOTAS DE ADAPTACIÓN: qué cambios has realizado respecto al original y por qué (diferencias culturales, terminología del sector en ese país, tono de comunicación habitual)
3. TÉRMINOS CLAVE DEL SECTOR: glosario bilingüe de los 10 términos más importantes del sector textil y moda en el idioma destino
4. ERRORES A EVITAR: los 3 errores más frecuentes de comunicación con distribuidores o clientes de ese mercado específico
5. PRÓXIMOS PASOS: si el documento es una propuesta comercial, qué debería hacer la empresa después de enviarlo para maximizar las probabilidades de respuesta positiva
Empresa: la empresa. Idioma de las notas: español.
RESTRICCIONES Y CONDICIONES:
- El CRM contiene datos personales de contactos comerciales; asegúrate de que el tratamiento cumple con el RGPD y la política de privacidad de la empresa.
- No migres todos los contactos sin hacer una copia de seguridad del Excel original.
- No uses Notion para almacenar datos personales sin configurar correctamente los permisos de acceso.
Ejecución
Cómo ejecutar este caso paso a paso
- 1 Paso 1: Abre Gamma y crea un nuevo chat o proyecto.
- 2 Paso 2: Prepara los datos necesarios: Lista de contactos actuales (distribuidores, compradores, agentes) con datos bás.
- 3 Paso 3: Copia el prompt y ajusta los campos entre corchetes con tu información real.
- 4 Paso 4: Revisa el resultado con criterio directivo antes de tomar decisiones.
Datos necesarios: Lista de contactos actuales (distribuidores, compradores, agentes) con datos básicos, historial de interacciones recientes si está disponible, campos de seguimiento necesarios (próximo paso, fecha de seguimiento, estado).
Impacto
Qué cambia cuando la solución está en marcha
Crea un CRM interno con Notion AI para seguimiento de contactos en 2 horas vs. 2-3 semanas de implementación de un CRM tradicional, con coste prácticamente nulo.
Advertencias
Qué tener en cuenta
Los resultados generados por IA son borradores. Deben ser revisados y validados por el responsable correspondiente antes de su uso oficial o comunicación externa.
Advertencia específica: El CRM contiene datos personales de contactos comerciales (nombre, empresa, historial). Asegúrate de que el tratamiento cumple con el RGPD y que los datos están protegidos adecuadamente.
Mantén los datos actualizados. Un modelo con información desactualizada dará respuestas incorrectas. Establece un proceso regular de actualización de los documentos de referencia.