Actas Automáticas de Comité de Dirección con Google Meet + Gemini

Raquel Ferrán es CEO de Grupo Ferrán, una empresa de distribución con 280 empleados. Cada lunes tiene el comité de dirección: 8 directivos, 90 minutos, 6-8 puntos en el orden del día. El problema: nadie quería ser el responsable de tomar las actas, las actas llegaban con 2-3 días de retraso y siempre había disputas sobre "¿quién dijo qué?" y "¿a qué nos comprometimos exactamente?".

Desde que usa Gemini en Meet, el acta formal está lista 5 minutos después de terminar la reunión. Raquel la revisa, la aprueba y la distribuye antes de que los directivos lleguen a sus escritorios.

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  Inicia la reunión en Google Meet como organizador. Abre el evento en Google Calendar y haz clic en "Unirse a Google Meet". Asegúrate de ser el organizador — si no lo eres, pide al organizador que active la función.
• 2
  Haz clic en el icono de lápiz (✏) o en "Actividades" en la barra de herramientas inferior. La barra de herramientas está en la parte inferior de la pantalla de Meet. Busca el icono de lápiz o el botón "Actividades". Al hacer clic, aparecerá un panel lateral con opciones.
• 3
  Selecciona "Tomar notas con Gemini" y haz clic en "Iniciar toma de notas". Todos los participantes recibirán una notificación en pantalla indicando que la reunión está siendo transcrita. Esto es automático — no tienes que hacer nada más durante la reunión.

Una vez activada la toma de notas, conduce la reunión exactamente como lo harías normalmente. Gemini trabaja en segundo plano. Sin embargo, hay algunas prácticas que mejoran significativamente la calidad del acta generada:

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  Anuncia verbalmente cada punto del orden del día al empezarlo. Ej: "Pasamos al punto 2: revisión de resultados de ventas de mayo." Esto ayuda a Gemini a estructurar el resumen por puntos del orden del día en lugar de generar un texto continuo.
• 2
  Verbaliza explícitamente las decisiones y compromisos. En lugar de un asentimiento silencioso, di en voz alta: "Entonces acordamos que [decisión]. [Nombre], ¿confirmas que lo tendrás listo para el [fecha]?" Esto garantiza que Gemini capture el compromiso con el nombre y la fecha.
• 3
  Al finalizar, haz un resumen verbal de los próximos pasos. Dedica los últimos 3-5 minutos a repasar en voz alta: "Antes de cerrar, repasamos los compromisos: [lista]. ¿Alguna corrección?" Esto mejora mucho la precisión de la tabla de compromisos en el acta.

Al terminar la reunión, Gemini genera automáticamente un documento en Google Drive con el resumen. Abre ese documento y usa el panel lateral de Gemini para formatearlo como acta formal.

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  Abre el documento generado por Gemini en Drive. Recibirás un email con el enlace al documento, o lo encontrarás en Google Drive en la carpeta "Meet Recordings" o en "Mi unidad". El documento se llama automáticamente con el nombre de la reunión y la fecha.
• 2
  Abre el panel lateral de Gemini en Docs (icono ✦ en la barra lateral derecha). El panel lateral de Gemini en Docs es diferente del de Gmail. Está en la barra de iconos del lado derecho del documento.
• 3
  Escribe el prompt de formateo del acta. Usa el prompt de la siguiente sección para transformar el resumen en un acta formal con todas las secciones requeridas.

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  Lee el acta completa y verifica los compromisos. Presta especial atención a la tabla de compromisos: verifica que cada acción tiene un responsable claro, una fecha límite concreta y que refleja exactamente lo acordado. Este es el punto más crítico del acta.
• 2
  Comparte el acta con los asistentes para revisión. Usa "Compartir" en Google Docs con permisos de "Comentador" (no de editor). Esto permite que los asistentes añadan comentarios si hay algo incorrecto, sin poder modificar el acta directamente.
• 3
  Tras el período de revisión (24-48h), aprueba el acta y archívala. Cambia los permisos a "Solo lectura", añade la fecha de aprobación en el encabezado y mueve el documento a la carpeta de actas del comité en Drive.

Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales: