Gestión de Incidencias de Proveedores

Necesito evaluar el impacto de una incidencia de proveedor y responder formalmente en menos de una hora. Ahora me lleva horas y mientras tanto la cadena de suministro está en riesgo.

Impacto esperado: Reduce el tiempo de respuesta a incidencias de horas a minutos.

Coste estimado: ~3-8€/mes

Make monitoriza el buzón de compras/operaciones y detecta automáticamente los emails de proveedores que notifican incidencias.

• 1
  En Make, crea un nuevo escenario → añade el módulo Gmail → Watch Emails como trigger.
• 2
  Configura el filtro de búsqueda: en "Search" introduce (retraso OR incidencia OR defecto OR rotura OR problema OR delay OR issue) from:(@proveedor1.com OR @proveedor2.com). Sustituye los dominios por los de tus proveedores críticos.
• 3
  Si los proveedores no tienen dominios consistentes, usa el filtro más amplio: has:attachment (retraso OR incidencia OR defecto) y añade un paso de validación manual para los primeros 30 días.
• 4
  Activa "Include Attachments" → "Yes" para capturar albaranes, informes de calidad u otros documentos adjuntos.
• 5
  Ejecuta el módulo manualmente para verificar que detecta los últimos emails de incidencias recibidos.

ChatGPT analiza la incidencia, evalúa el impacto en la cadena de suministro y genera un borrador de respuesta formal al proveedor.

• 1
  Añade el módulo OpenAI → Create a Chat Completion con gpt-4o.
• 2
  En el prompt, incluye: el contenido del email del proveedor, el contexto de tu empresa (sector, tipo de operación) y los criterios de evaluación de impacto (¿hay stock de seguridad? ¿hay proveedor alternativo? ¿hay pedidos de clientes comprometidos?).
• 3
  Pide a ChatGPT que genere en JSON: {"nivel_impacto": "CRÍTICO|ALTO|MEDIO|BAJO", "dias_afectados": N, "acciones_inmediatas": ["acción1", "acción2"], "borrador_respuesta": "texto formal al proveedor"}.
• 4
  El borrador de respuesta debe incluir: acuse de recibo, solicitud de información adicional (fecha de resolución, causa raíz, plan de contingencia), y si el impacto es CRÍTICO, activación de la cláusula de penalización contractual.
• 5
  Añade el módulo JSON → Parse JSON para extraer los campos individuales.

El borrador de respuesta se envía al responsable de compras para revisión y aprobación antes del envío al proveedor.

• 1
  Añade el módulo Gmail → Create a Draft (no "Send an Email" — el borrador requiere revisión humana). Configura el destinatario como el proveedor original.
• 2
  En el asunto, usa: RE: {{asunto_original}} — Acuse de recibo y seguimiento.
• 3
  En el cuerpo, usa el campo borrador_respuesta del JSON generado por ChatGPT.
• 4
  Añade un segundo módulo Gmail → Send an Email para notificar al responsable de compras: "Nueva incidencia de proveedor detectada. Nivel de impacto: {{nivel_impacto}}. Borrador de respuesta listo para revisión en Gmail."
• 5
  Añade el módulo Google Sheets → Add a Row para registrar la incidencia en el log de incidencias con: fecha, proveedor, nivel de impacto, días afectados y estado ("Pendiente de respuesta").

ROI: Reduce el tiempo de respuesta a incidencias de horas a minutos.

• !
  El filtro detecta emails que no son incidencias reales — Añade un segundo nivel de filtrado con ChatGPT: antes de procesar el email completo, envía solo el asunto a GPT-4o-mini con la pregunta "¿Es este asunto una notificación de incidencia de proveedor? Responde solo Sí o No". Si la respuesta es No, el flujo se detiene.
• !
  ChatGPT evalúa el impacto incorrectamente — Añade al prompt el inventario actual del material afectado y los pedidos de clientes comprometidos. Sin este contexto, ChatGPT no puede evaluar el impacto real en tu operación.
• !
  El borrador no llega a la bandeja de borradores — Verifica que el módulo Gmail usa "Create a Draft" y no "Send an Email". Comprueba también que la cuenta Gmail conectada en Make es la misma que usas para gestionar las incidencias.

Copia este prompt en el módulo de IA de tu flujo. Sustituye los valores entre llaves {} por los datos reales de tu organización.