Introducción
Conclusión: con la configuración descrita reduces el tiempo de triaje a ≤10 minutos/día y consigues que las acciones comprometidas aparezcan automáticamente en tu gestor de tareas. Implementación mínima. Impacto inmediato.
Impacto operativo
Tiempo de inbox ≤10 min/día
Precisión
Reducción de correos perdidos y compromisos no registrados
Coste
Bajo — créditos Manus + integraciones SaaS
Estimación de esfuerzo
5–15 minutos para implementación inicial. Ajustes finos en 30–60 minutos la primera semana.
⚠ Transferencia internacional de datos — atención especial: Manus AI no tiene un mecanismo de transferencia internacional documentado públicamente (ni EU‑U.S. Data Privacy Framework ni Cláusulas Contractuales Tipo verificables). No introduzcas datos personales sensibles, financieros ni secretos comerciales hasta que tu empresa haya verificado el marco legal. Consulta con legal.
Paso 1
Importar el Skill "Daily Assistant"
- Accede a la biblioteca de Skills en Manus. Busca "Daily Assistant" desde la vista de Skills preconstruidos.
- Revisa la descripción y las dependencias. Confirma conectores: Gmail, Slack, Todoist/Asana y Google Calendar.
- Importa el Skill a tu espacio. Selecciona la carpeta/entorno correcto (producción vs pruebas).
- Asigna credenciales para Gmail y Slack. Usa cuentas de servicio o OAuth corporativo según la política IT.
- Prueba rápida con 1–2 correos de ejemplo para validar que Manus puede leer los mensajes y detectar metadatos (from, subject, time).
Tip: en entornos corporativos, crea una cuenta de prueba con correo interno para validar sin exponer datos reales.
Paso 2
Personalizar las reglas de triaje
- Define prioridades: crea la lista de criterios URGENTE (dominios / personas / palabras clave). Prioriza por impacto en negocio.
- Reglas de delegación: especifica dominios o etiquetas que se deben marcar como DELEGABLE y el destinatario por defecto (p. ej. asistente@empresa).
- Reglas de informativo: define patrones que no requieren acción (newsletters, alertas automáticas) para archivado automático.
- Plantillas de respuesta: añade 2–3 plantillas por tipo (urgente, delegable) con variables: {nombre}, {asunto}, {fecha_accion}.
- Escenarios especiales: añade reglas para reuniones, facturas y contratos para extraer fechas y compromisos automáticamente.
Tip: mantén las reglas por dominio/persona en una variable central. Facilita cambios y evita duplicidad.
Paso 3
Programar la ejecución y permisos
- Scheduled Tasks: configura dos ejecuciones diarias: 08:00 (resumen matutino) y 18:00 (cierre). Ajusta zona horaria corporativa.
- Frecuencia y scope: limita a no leídos de las últimas 24 horas para evitar coste y ruido. Usa paginación si la bandeja es muy grande.
- Permisos mínimos: concede a Manus acceso de lectura a Gmail y permisos para crear borradores y eventos; evita acceso irrestricto de eliminación.
- Notificaciones: define destino del resumen (canal Slack privado o DM). Añade fallback por email si Slack falla.
- Registro y auditoría: habilita logs y copia de auditoría en un bucket seguro para cumplir con compliance interna.
Warning: NO concedas permisos de escritura en calendario sin revisar política de la empresa. Mejor crear borradores de evento para revisión manual.
Paso 4
Revisar, ajustar y operar
- Revisión inicial: durante la primera semana revisa todos los resúmenes. Valida clasificación y calidad de borradores.
- Ajuste fino: afina umbrales y palabras clave que generan falsos positivos. Actualiza plantillas según tono.
- Integración con Todoist: valida que los compromisos extraídos se creen con fechas y etiquetas correctas. Ajusta mapping de campos.
- Entrenamiento continuo: añade ejemplos de correos mal clasificados al dataset de reglas para mejorar precisión.
- Escalado: si la precisión es >90% y cumplimiento legal aprobado, amplía el alcance a toda la bandeja o más frecuencias.
Tip: haz una reunión de 15 minutos semanal la primera quincena para revisar métricas: tiempo ahorrado, falsos positivos y items delegados.
Costes y ROI
| Herramienta / Servicio | Coste estimado mensual | Notas |
|---|---|---|
| Manus AI (ejecuciones diarias x2) | ≈ €2–10 / mes | Asumiendo 1–3 créditos por ejecución, 22 días laborables, coste por crédito variable. Estimación conservadora. |
| Slack (canal privado) | Incluido en plan existente | Si ya usas Slack, coste marginal 0. Si no, plan básico desde €6.25/usuario. |
| Todoist / Asana | €0–6 / usuario | Depende de plan. Solo necesario si quieres integración automática de tareas. |
| G Suite (Google Workspace) | Incluido en empresa | Acceso API vía OAuth. Coste ya cubierto por licencia corporativa. |
ROI estimado
Ahorro de tiempo: si reduces 25 minutos/día a 10 minutos, ahorras 15 minutos/día = 5.5 h/mes. Para un ejecutivo con coste hora de €80 → ahorro ≈ €440/mes. Coste mensual del sistema ≈ €5–20. ROI operativo ≈ 20–80x.
Errores frecuentes y cómo solucionarlos
Error 1 — Manus no lee algunos correos (API errors)
Causa: permisos OAuth incompletos o scope limitado. Solución: revisa el token OAuth en Integraciones, renueva permisos y prueba con la cuenta afectada. Si sigue fallando, habilita logs y captura código de error para soporte Manus.
Error 2 — Clasificación incorrecta de URGENTE
Causa: reglas demasiado genéricas (p. ej. la palabra "asunto" en plantillas). Solución: identifica falsos positivos, añade excepciones por dominio/palabra y usa prioridad por coincidencias múltiples (dominio + palabra clave).
Cómo desactivar temporalmente: en el Skill, pon la acción de marcar URGENTE en modo manual (requiere confirmación) hasta que ajustes reglas.
Error 3 — Tareas duplicadas en Todoist
Causa: el extractor identifica el mismo compromiso en varios correos. Solución: activa deduplicación por huella (hash: asunto + fecha + remitente) antes de crear la tarea. Implementa ventana de tolerancia de 24 h.
Modo fallo: si la integración falla repetidamente, desactiva la ejecución programada y usa ejecución manual desde el Skill hasta resolver el problema.
Prompt ejecutable
Prompt ejecutable — COS-02 (versión lista para usar)
Lee todos mis correos no leídos de las últimas 24 horas en Gmail. Para cada correo, extrae: remitente, asunto, fecha, cuerpo (primeros 300 caracteres) y etiquetas internas si existen.
Clasifica cada correo en una de las tres categorías:
- URGENTE: requiere mi respuesta o acción hoy. Prioriza correos de esta lista de dominios/personas: {DOMINIOS_PRIORITARIOS} / {PERSONAS_PRIORITARIAS}. Prioriza también si detectas las palabras: {PALABRAS_URGENTES}.
- INFORMATIVO: no requiere acción. Archivar sugerido.
- DELEGABLE: puede remitirlo a {NOMBRE_ASISTENTE} con una nota de contexto.
Reglas:
1) Si un correo contiene una solicitud explícita de compromiso (ej. "puedes enviar", "necesito confirmación"), marcar URGENTE.
2) Si el remitente es un dominio marcado como delegable, marcar DELEGABLE.
3) Si el correo es un boletín o notificación (pattern: unsubscribe, newsletter, no-reply), marcar INFORMATIVO.
Para cada URGENTE:
- Genera un borrador de respuesta breve en mi tono: directo, profesional, sin formalismos innecesarios. Incluye 2 opciones: "Responder rápido" (1–2 líneas) y "Responder completo" (3–5 líneas).
- Extrae cualquier compromiso que YO haya asumido en mis correos hoy (p. ej. "te lo enviaré mañana") y añade a Todoist con etiqueta #compromiso y fecha de vencimiento sugerida si se detecta fecha explícita.
Para cada DELEGABLE:
- Genera un borrador de reenvío a {NOMBRE_ASISTENTE} con una línea de contexto y la acción recomendada.
- Si aplicable, añade tarea en Todoist asignada a {NOMBRE_ASISTENTE} con prioridad baja.
Además:
- Detecta menciones de reuniones o fechas en el texto. Si aparece una fecha o invitación, verifica si ya existe evento en Google Calendar (mismo asunto o fecha). Si no existe, genera un evento propuesto en borradores (sin crear) con fecha y duración estimada.
- Genera un resumen ejecutivo en formato bullet de máximo 8 líneas con: Nº URGENTES, Nº DELEGABLES, Nº INFORMATIVOS, 3 acciones recomendadas. Envía ese resumen al canal Slack #daily-digest o DM a {TU_USUARIO_SLACK}.
Salida esperada (estructura JSON):
{
"summary": {...},
"urgent": [{ "from","subject","snippet","draft_reply_quick","draft_reply_full","commitments": [...] }],
"delegable": [{ "from","subject","snippet","forward_draft","todoist_task_id (if created)"}],
"informative": [...],
"calendar_proposals": [...]
}
Variables a sustituir antes de ejecutar:
- {DOMINIOS_PRIORITARIOS}
- {PERSONAS_PRIORITARIAS}
- {PALABRAS_URGENTES}
- {NOMBRE_ASISTENTE}
- {TU_USUARIO_SLACK}
Siguiente
¿Qué hacer ahora?
Implementa en entorno de pruebas y valida con una cuenta interna. Mide time-to-inbox la primera semana.
💡 Recomendación: después de 2 semanas, exporta los ejemplos de correos mal clasificados y conviértelos en reglas concretas. Evita ajustes por intuición.