Seguimiento Automático de Pedidos de Venta

Necesito que el seguimiento diario de pedidos y las comunicaciones a clientes se gestionen solos. Mi equipo de Backoffice pierde horas cada día en un proceso repetitivo que no aporta valor.

Impacto esperado: Elimina la revisión manual diaria de Backoffice. Comunicaciones proactivas al cliente sin intervención humana.

Coste estimado: ~10-20€/mes (GPT-4o mini + Make Operations)

El flujo extrae diariamente los pedidos activos del ERP de la empresa para monitorizar su estado y gestionar las comunicaciones con clientes.

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  En Make, crea un nuevo escenario → añade el módulo Schedule como trigger → configura para ejecutarse cada día a las 7:30h de lunes a viernes.
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  Añade el módulo HTTP → Make a Request para conectar con la API (Application Programming Interface (Interfaz de Programación de Aplicaciones)) del ERP de la empresa (Odoo/SAP). URL: endpoint de pedidos con filtro de estado "En curso" o "Pendiente de entrega".
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  Si el ERP no tiene API, usa el módulo Google Sheets → Get All Rows sobre la hoja donde el equipo de backoffice exporta diariamente los pedidos del ERP.
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  Filtra los pedidos que tienen fecha de entrega comprometida en los próximos 3 días o que llevan más de 2 días sin actualización de estado.
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  Ejecuta el módulo manualmente para verificar que recupera los pedidos activos correctamente.

ChatGPT genera comunicaciones personalizadas para cada cliente: confirmaciones de estado, alertas de retraso y actualizaciones de entrega.

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  Añade el módulo Iterator para procesar cada pedido individualmente.
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  Añade el módulo OpenAI → Create a Chat Completion con gpt-4o-mini.
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  En el prompt, incluye los datos del pedido (número, cliente, producto, cantidad, fecha comprometida, estado actual) y el tono de comunicación de la empresa (profesional, directo, en el idioma del cliente — la empresa tiene clientes en España, Francia y Alemania).
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  Pide a ChatGPT que genere el email de actualización en el idioma del cliente con: estado actual del pedido, fecha de entrega confirmada o nueva fecha estimada si hay retraso, y contacto del responsable de cuenta.
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  Añade la lógica de enrutamiento: si el pedido está en plazo → email de confirmación; si hay retraso → email de disculpa con nueva fecha; si el retraso supera 5 días → escalado al responsable de cuenta.

Las comunicaciones generadas se envían a los clientes y se registran en el CRM (Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con Clientes)) de la empresa para el seguimiento del equipo comercial.

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  Añade el módulo Gmail → Send an Email (o Outlook si la empresa usa Microsoft 365). Configura el remitente como la cuenta del responsable de cuenta correspondiente.
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  Para pedidos con retraso crítico (>5 días), añade el módulo Slack → Create a Message para alertar al responsable de cuenta en el canal #pedidos-criticos.
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  Añade el módulo HTTP → Make a Request para actualizar el CRM de la empresa con el registro de la comunicación enviada (fecha, tipo de comunicación, estado del pedido).
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  Añade el módulo Google Sheets → Add a Row en el log diario de comunicaciones: fecha, cliente, número de pedido, tipo de comunicación, estado.
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  Activa el escenario y verifica con 5 pedidos reales que las comunicaciones generadas son correctas en tono, idioma y contenido.

ROI: Elimina la revisión manual diaria de Backoffice. Comunicaciones proactivas al cliente sin intervención humana.

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  ChatGPT genera emails en el idioma incorrecto — Añade al prompt la instrucción explícita de idioma basada en el dominio del email del cliente. Si el idioma no es determinable por el dominio, usa inglés como idioma por defecto.
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  Se envían comunicaciones a pedidos ya entregados — Añade un filtro en Make para excluir los pedidos con estado "Entregado" o "Cerrado" antes de procesarlos.
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  El ERP no devuelve los datos en el formato esperado — Añade el módulo JSON → Parse JSON o XML → Parse XML (según el formato del ERP) para convertir la respuesta del ERP en variables de Make.

Copia este prompt en el módulo de IA de tu flujo. Sustituye los valores entre llaves {} por los datos reales de tu organización.