Contexto
¿Qué vamos a construir?
El equipo comercial de la empresa tardaba entre 3 y 4 horas en preparar cada propuesta para un cliente nuevo: buscar información del cliente en LinkedIn y su web, redactar el documento en Word, crear la presentación en PowerPoint y personalizar los precios desde el CRM. Cada propuesta era un proceso artesanal.
Con Microsoft 365 Copilot, el proceso completo — desde el briefing del comercial hasta la propuesta en PowerPoint lista para enviar — se reduce a 45 minutos. Copilot trabaja directamente dentro de Word, PowerPoint, Outlook y Teams, sin necesidad de cambiar de herramienta.
Briefing del comercial
Cliente + necesidades + contexto
Cliente + necesidades + contexto
→
Copilot en Word
Genera el borrador
Genera el borrador
→
Copilot en PowerPoint
Convierte a presentación
Convierte a presentación
→
Propuesta lista
Personalizada y revisada
Personalizada y revisada
Requisitos previos:
Microsoft 365 Copilot (30$/usuario/mes, requiere licencia Microsoft 365 Business Standard o superior). Disponible en Word, PowerPoint, Outlook, Teams y Excel. Si no tienes Copilot, los prompts de Word y PowerPoint también funcionan con ChatGPT Business generando el texto y luego pegándolo manualmente.
Paso 01
Crear la plantilla base de propuesta comercial
La plantilla base es el documento Word que Copilot usará como referencia para generar todas las propuestas. Define la estructura, el tono y los elementos de marca que deben aparecer siempre.
- 1 Crea un documento Word con el nombre "PLANTILLA_Propuesta_Comercial_[EMPRESA].docx" y guárdalo en SharePoint en la carpeta del equipo de ventas.
- 2 Define la estructura de secciones con los estilos de Word (Título 1, Título 2): Portada → Resumen ejecutivo → Diagnóstico del cliente → Solución propuesta → Casos de éxito → Inversión → Próximos pasos → Condiciones.
- 3 En cada sección, añade un comentario de Word con las instrucciones para Copilot: "[COPILOT: Esta sección debe describir el problema principal del cliente en 2-3 párrafos. Usa el tono consultivo de la empresa. Personaliza con el nombre del cliente y su sector.]"
- 4 Añade los elementos de marca fijos: logo, colores corporativos, pie de página con datos de contacto, disclaimer legal estándar.
- 5 Sube la plantilla a SharePoint y compártela con todo el equipo comercial. Esta será la base de todas las propuestas.
💡 Casos de éxito en la plantilla:
Incluye en la plantilla una sección de "Casos de éxito" con 3-5 casos reales de clientes similares. Copilot seleccionará automáticamente los más relevantes para cada propuesta basándose en el sector y el tamaño del cliente.
Paso 02
Extraer información del cliente con Copilot en Teams/Outlook
Antes de generar la propuesta, Copilot puede resumir todo lo que sabes del cliente: emails intercambiados, notas de reuniones en Teams, y el historial de la cuenta en el CRM.
Prompt — Resumen de Cliente en Copilot (Teams o Outlook)
Resume todo lo que sé del cliente [NOMBRE_EMPRESA_CLIENTE] para preparar una propuesta comercial.
Incluye:
1. Historial de comunicaciones: emails y reuniones de los últimos 6 meses
2. Necesidades o problemas mencionados explícitamente por el cliente
3. Objeciones o preocupaciones que han surgido en conversaciones anteriores
4. Personas de contacto y sus roles (quién decide, quién influye, quién usa)
5. Competidores que están evaluando (si se ha mencionado)
6. Plazos o fechas clave que ha mencionado el cliente
7. Presupuesto o rango de inversión que ha indicado (si lo hay)
Formato: lista estructurada, máximo 1 página. Marca con ⚠️ cualquier información que sea crítica para la propuesta.
💡 Copilot en Teams:
En una reunión de Teams con el cliente, activa Copilot para que tome notas automáticamente. Al terminar, pide: "Genera un resumen de los puntos de dolor del cliente y los compromisos acordados." Esto alimenta directamente la propuesta.
Paso 03
Generar el borrador de la propuesta en Word
Con el briefing del cliente preparado, abre la plantilla de propuesta en Word y usa Copilot para generar el borrador completo. Este es el paso central del flujo.
Prompt — Generación de Propuesta en Copilot para Word
Genera una propuesta comercial completa para el cliente [NOMBRE_EMPRESA_CLIENTE] basándote en la plantilla de este documento y en la siguiente información:
DATOS DEL CLIENTE:
- Empresa: [NOMBRE_EMPRESA_CLIENTE]
- Sector: [SECTOR]
- Tamaño: [Nº EMPLEADOS / FACTURACIÓN]
- Contacto principal: [NOMBRE, CARGO]
- Necesidad principal: [DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD]
- Contexto adicional: [INFORMACIÓN RELEVANTE DE REUNIONES O EMAILS]
SOLUCIÓN A PROPONER:
- Producto/Servicio: [NOMBRE DEL PRODUCTO O SERVICIO]
- Alcance: [QUÉ INCLUYE Y QUÉ NO INCLUYE]
- Plazo de implementación: [TIEMPO ESTIMADO]
- Inversión: [PRECIO O RANGO — si no quieres incluirlo en el borrador, escribe "A definir"]
CASOS DE ÉXITO A INCLUIR:
- Caso 1: [NOMBRE DEL CLIENTE REFERENCIA — sector similar]
- Caso 2: [NOMBRE DEL CLIENTE REFERENCIA — tamaño similar]
INSTRUCCIONES DE TONO:
- Tono: consultivo y orientado a resultados, no vendedor
- Énfasis en el ROI y los resultados medibles
- Evitar jerga técnica excesiva — el interlocutor es [CARGO DEL DECISOR]
Genera el documento completo siguiendo la estructura de la plantilla. Personaliza cada sección con los datos del cliente.
💡 Iteración rápida:
Si una sección no convence, selecciónala en Word y usa Copilot: "Reescribe esta sección siendo más específico sobre el ROI para una empresa del sector [SECTOR] con [N] empleados." Copilot reescribe solo la sección seleccionada.
Paso 04
Convertir la propuesta a PowerPoint con Copilot
Una vez aprobado el borrador en Word, Copilot puede convertirlo automáticamente en una presentación de PowerPoint con el diseño corporativo de la empresa.
- 1 Abre PowerPoint y haz clic en el icono de Copilot en la barra de herramientas.
- 2 Escribe: "Crea una presentación basada en el archivo [NOMBRE_ARCHIVO_WORD.docx] de SharePoint." Copilot importa el contenido y genera las diapositivas automáticamente.
- 3 Si tienes una plantilla corporativa de PowerPoint en SharePoint, añade: "Usa el tema corporativo [NOMBRE_TEMA] para el diseño de las diapositivas."
- 4 Revisa el número de diapositivas generado. Si hay demasiadas, pide: "Condensa la presentación a máximo 12 diapositivas, priorizando el resumen ejecutivo, la solución y la inversión."
Prompt — Ajuste de Diapositivas en Copilot para PowerPoint
Ajusta esta presentación para una reunión ejecutiva de 20 minutos con el [CARGO DEL DECISOR] de [NOMBRE_EMPRESA_CLIENTE].
Instrucciones:
1. Máximo 10 diapositivas (sin contar portada y cierre)
2. Cada diapositiva debe tener un mensaje principal claro en el título (no solo un tema genérico)
3. La diapositiva de inversión debe mostrar el ROI esperado antes de mostrar el precio
4. Añade una diapositiva de "Próximos pasos" con 3 acciones concretas y fechas
5. El tono visual debe ser profesional pero no corporativo genérico — el cliente es [DESCRIPCIÓN]
6. Elimina cualquier diapositiva que no sea necesaria para la decisión de compra
Mantén el contenido esencial de cada sección pero hazlo más conciso.
Paso 05
Personalizar con datos del CRM (Dynamics 365 / Salesforce)
Si la empresa usa Dynamics 365, Copilot puede acceder directamente a los datos del CRM para personalizar la propuesta con el historial de compras, el valor del cliente y las oportunidades abiertas.
Prompt — Personalización con Datos del CRM (Dynamics 365)
Basándote en los datos de la cuenta [NOMBRE_EMPRESA_CLIENTE] en Dynamics 365, personaliza la propuesta comercial con:
1. Historial de compras: qué productos o servicios ha contratado anteriormente y cuándo
2. Valor de la cuenta: facturación histórica y proyectada
3. Oportunidades abiertas: otras propuestas en curso o en pipeline
4. Notas del comercial: observaciones registradas en el CRM sobre el cliente
5. Fecha de renovación o vencimiento de contratos actuales (si aplica)
Usa esta información para:
- Personalizar el resumen ejecutivo con referencias a la relación existente
- Ajustar el precio o las condiciones según el historial del cliente
- Identificar oportunidades de cross-selling o upselling relevantes
Si no tienes acceso directo al CRM, extrae estos datos del resumen que te he proporcionado anteriormente y úsalos para personalizar el documento.
💡 Sin Dynamics 365:
Si usas Salesforce u otro CRM, exporta los datos del cliente a un Excel y adjúntalo al prompt de Copilot en Word. Copilot puede leer el Excel y usar los datos para personalizar la propuesta.
Paso 06
Revisión y ajuste fino antes del envío
Antes de enviar la propuesta, usa Copilot para hacer una revisión final que detecte inconsistencias, mejore el tono y verifique que todos los elementos clave están presentes.
Prompt — Revisión Final de la Propuesta
Revisa esta propuesta comercial antes de enviarla al cliente y proporciona feedback en 4 áreas:
1. COHERENCIA DE MENSAJES:
¿El problema descrito en el diagnóstico está directamente resuelto por la solución propuesta?
¿Los casos de éxito son relevantes para el perfil del cliente?
2. CLARIDAD EJECUTIVA:
¿Puede el [CARGO DEL DECISOR] entender la propuesta de valor en menos de 2 minutos?
¿Hay jerga técnica que debería simplificarse?
3. ELEMENTOS FALTANTES:
¿Falta algún elemento que normalmente incluye una propuesta ganadora? (garantías, plazos, condiciones de pago, SLA (Service Level Agreement (Acuerdo de Nivel de Servicio)))
4. LLAMADA A LA ACCIÓN:
¿Está claro qué debe hacer el cliente para avanzar? ¿Hay una fecha límite para la oferta?
Para cada área, indica: ✓ Correcto / ⚠️ Mejorable / ✗ Faltante, con una recomendación específica.
Paso 07
Flujo de aprobación y envío con Copilot en Outlook
El último paso es el email de envío de la propuesta. Copilot en Outlook genera un email personalizado que resume los puntos clave y prepara al cliente para la reunión de presentación.
Prompt — Email de Envío de Propuesta (Copilot en Outlook)
Redacta el email de envío de la propuesta comercial para [NOMBRE_CONTACTO] de [NOMBRE_EMPRESA_CLIENTE].
Contexto:
- Nos reunimos el [FECHA] y discutimos [RESUMEN_BREVE_REUNIÓN]
- La propuesta adjunta responde a [NECESIDAD_PRINCIPAL]
- El próximo paso propuesto es [ACCIÓN — ej: reunión de presentación el día X]
Instrucciones para el email:
1. Asunto: específico y orientado al beneficio, no genérico ("Propuesta de colaboración" es demasiado genérico)
2. Apertura: referencia a la reunión anterior para personalizar
3. Cuerpo: 3 puntos clave de la propuesta (no más — el detalle está en el adjunto)
4. CTA (Call to Action (Llamada a la Acción)): una acción concreta con fecha propuesta
5. Tono: profesional pero cercano, como si lo escribiera el comercial que se reunió con el cliente
6. Extensión: máximo 200 palabras (el cliente no leerá más)
Genera 2 variantes: una más formal y una más directa.
| Paso | Responsable | Herramienta | Tiempo |
|---|---|---|---|
| Briefing del cliente | Comercial | Copilot en Teams/Outlook | 10 min |
| Generación del borrador | Comercial | Copilot en Word | 15 min |
| Conversión a PowerPoint | Comercial | Copilot en PowerPoint | 10 min |
| Revisión y ajuste | Comercial + Manager | Copilot en Word | 10 min |
| Aprobación final | Director Comercial | Email / Teams | 5 min |
| Envío al cliente | Comercial | Copilot en Outlook | 5 min |
Costes
Inversión y retorno
30$M365 Copilot / usuario / mes
45 minPor propuesta (vs. 4 horas)
~85%Reducción de tiempo
+30%Más propuestas por comercial/mes
ROI:
Un comercial que prepara 8 propuestas al mes ahorra 26 horas mensuales (3,25h × 8). A 50€/hora, son 1.300€/mes recuperados por comercial. Microsoft 365 Copilot cuesta 30$/mes. El ROI es de 43x en el primer mes.
FAQ (Frequently Asked Questions (Preguntas Frecuentes))
Resolución de problemas frecuentes
| Problema | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| Copilot no encuentra el archivo de SharePoint | El archivo no está indexado o los permisos no están configurados | Asegúrate de que el archivo está en SharePoint (no en OneDrive personal) y que Copilot tiene permisos de acceso. Espera 24h después de subir un archivo nuevo para que se indexe. |
| La propuesta generada es demasiado genérica | El briefing del cliente no tenía suficiente detalle | Añade más contexto específico: sector del cliente, tamaño, problema concreto, conversaciones previas. Cuanto más específico sea el input, más personalizado será el output. |
| Copilot en PowerPoint no usa el tema corporativo | La plantilla no está en SharePoint o no está configurada como tema predeterminado | Guarda la plantilla de PowerPoint en SharePoint y especifica la ruta completa en el prompt: "Usa el tema de la plantilla en [URL_SHAREPOINT]". |
| Los precios en la propuesta son incorrectos | Copilot no tiene acceso a la tarifa actualizada | Nunca dejes que Copilot genere precios automáticamente. Usa [PRECIO A COMPLETAR] como marcador en la plantilla y rellénalo manualmente antes de enviar. |
Buenas Prácticas de Uso Responsable
- Verificación de precios: Nunca envíes una propuesta con precios generados por IA sin verificarlos manualmente contra la tarifa vigente.
- Datos del cliente: Los datos del CRM y los emails del cliente son información confidencial. Asegúrate de que Microsoft 365 Copilot está configurado con las políticas de privacidad de tu empresa.
- Revisión humana obligatoria: Toda propuesta debe ser revisada por el comercial y aprobada por el director comercial antes del envío. Copilot genera borradores, no propuestas finales.
- Condiciones legales: Las condiciones de pago, garantías y SLA deben ser verificadas por Legal antes de incluirlas en propuestas a clientes nuevos.