Reporte Diario de Operaciones con Make + OpenAI API

El flujo se ejecuta automáticamente cada día a las 6:00h. Descarga los datos de ventas y operaciones del día anterior (desde el sistema ERP (Enterprise Resource Planning (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales)), un FTP o Google Sheets), los pasa a ChatGPT para análisis, y envía el reporte por email a las 6:30h — listo antes de que empiece la jornada.

Antes de empezar, necesitas:

• A
  Make — plan Core (~9€/mes). El flujo consume ~30–60 operaciones/día.
• B
  Cuenta de OpenAI Platform con API key. Este flujo usa la OpenAI API, no ChatGPT Business. ChatGPT Business sirve para uso manual en interfaz; la automatización requiere cuenta de OpenAI Platform, API key, facturación separada, límites de gasto y gestión segura de credenciales.
• C
  Fuente de datos: FTP con CSV diario, Google Sheets con datos del ERP, o cualquier endpoint HTTP que devuelva los datos de ventas.
• D
  Cuenta de email para el envío: Gmail, Outlook o SMTP corporativo.

En Make, crea un nuevo escenario y configura el trigger de programación:

• 1
  Haz clic en el reloj (scheduling) en la parte inferior del escenario.
• 2
  Selecciona "At regular intervals" → "Days" → cada 1 día.
• 3
  En "Start time", pon 06:00 en tu zona horaria (Europe/Madrid).
• 4
  Activa "Run scenario immediately" para poder hacer la primera prueba sin esperar al día siguiente.

Añade el módulo de descarga según tu fuente de datos:

Opción A — FTP/SFTP:

• 1
  Módulo: FTP → Download a File. Conecta con las credenciales del servidor.
• 2
  En File path, usa la fecha dinámica: /reports/ventas_{{formatDate(addDays(now; -1); 'YYYY-MM-DD')}}.csv

Opción B — Google Sheets (recomendada para empezar):

• 1
  Módulo: Google Sheets → Get Range Values.
• 2
  Selecciona la hoja con los datos del día anterior. Filtra por la columna de fecha: {{formatDate(addDays(now; -1); 'DD/MM/YYYY')}}.

Añade un módulo CSV → Parse CSV (si usas FTP) o Array Aggregator (si usas Sheets) para convertir los datos en un texto estructurado que puedas pasar a ChatGPT.

El texto de datos que pasarás a ChatGPT debe tener este formato:

Añade el módulo OpenAI → Create a Chat Completion

Configura el módulo así:

• 1
  Modelo: gpt-4o-mini (suficiente para análisis de datos tabulares).
• 2
  Temperature: 0.3 (respuestas más consistentes y menos creativas).
• 3
  Max tokens: 500 (suficiente para el reporte de 250 palabras).

Añade el módulo Gmail → Send an Email (o Email → Send an Email para SMTP corporativo) y configúralo:

• 1
  To: lista de destinatarios (Director Regional, Responsables de Zona, etc.).
• 2
  Subject: 📊 Reporte Diario {{formatDate(addDays(now; -1); 'DD/MM/YYYY')}} — Zona {{nombre_zona}}
• 3
  Content: el texto generado por ChatGPT (variable {{choices[].message.content}}).
• 4
  Añade al pie: "Reporte generado automáticamente por Make + ChatGPT a las 6:30h. Datos del día anterior."

El email resultante tiene este aspecto:

Esta variante no usa Make — se ejecuta directamente desde el móvil durante la visita. Es especialmente útil para visitas a tiendas, almacenes u hoteles (también aplicable fuera del retail).

Flujo de trabajo durante la visita:

• 1
  Abre una sesión en ChatGPT (app móvil) y empieza con el prompt de contexto (ver abajo).
• 2
  Haz una foto de la zona de entrada o del área a revisar y añade un comentario de voz o texto.
• 3
  Continúa con más fotos y comentarios según avanzas por la tienda/almacén.
• 4
  Al terminar, pide a ChatGPT que genere el informe final en la plantilla corporativa.

Prompt de inicio de visita:

Antes de activar el flujo en producción, realiza estas pruebas:

• 1
  Ejecuta el escenario manualmente con datos reales del día anterior. Verifica que el CSV se descarga correctamente.
• 2
  Verifica que ChatGPT genera el reporte con las 4 secciones (Resumen, Top 3, Alertas, Acción).
• 3
  Verifica que el email llega a todos los destinatarios con el asunto correcto y la fecha del día anterior.
• 4
  Prueba con datos donde hay tiendas con desviación negativa >5% para verificar que las alertas se generan correctamente.
• 5
  Verifica la zona horaria: ejecuta el escenario y comprueba que el email llega a las 6:30h (no a las 7:30h o 8:30h).

Una vez validado, activa el escenario con el botón "ON". El primer reporte piloto llegará mañana a las 6:30h, enviado solo al responsable del flujo durante la fase de validación.