Al terminar este tutorial
Cualquier documento ejecutivo redactado en 10-20 minutos con tu voz y estilo
- ✓ Primer borrador completo en menos de 2 minutos
- ✓ Tono y estilo ajustados a la audiencia y el contexto
- ✓ Versiones alternativas para elegir el mejor enfoque
- ✓ Revisión de claridad, coherencia y posibles malentendidos
Casos de uso
Para qué sirve Gemini en Docs
Comunicados internos
Anuncios de cambios organizativos, resultados trimestrales, mensajes de CEO a toda la empresa.
Propuestas comerciales
Propuestas de colaboración, ofertas a clientes estratégicos, respuestas a RFPs.
Informes de gestión
Informes anuales, memorias de sostenibilidad, informes para el consejo.
Comunicación delicada
Cartas a clientes insatisfechos, comunicados de crisis, respuestas a reclamaciones.
El caso
Comunicado de reestructuración — el documento más difícil de redactar
Ana Solà es CEO de Textil Solà, empresa familiar de 180 empleados. Tras un año difícil, necesita comunicar a toda la plantilla una reestructuración que afecta a 25 personas. Es el comunicado más difícil que ha tenido que escribir en sus 12 años como CEO.
El reto: ser honesta sin generar pánico, empática sin ser condescendiente, clara sin ser fría. Lleva 3 horas delante de un folio en blanco. Con Gemini, tiene el primer borrador en 4 minutos y el documento final en 20 minutos.
⚠ Importante: Gemini genera el borrador, pero la voz, la autenticidad y la responsabilidad son tuyas. Nunca envíes un comunicado sensible sin leerlo completo y asegurarte de que refleja exactamente lo que quieres decir. Los documentos de alta dirección requieren tu revisión y aprobación explícita.
Paso 01
Activar Gemini en Google Docs
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1
Abre un nuevo Google Doc o el documento existente que quieres mejorar. Si ya tienes un borrador (aunque sea malo), es mejor partir de él que de cero. Gemini puede mejorar un texto existente con más precisión que generar uno desde cero.
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2
Hay dos formas de usar Gemini en Docs: el panel lateral (✦) o el comando "Ayúdame a escribir" (Ctrl+Alt+I o el botón en el margen). El panel lateral es mejor para analizar y mejorar texto existente. El comando "Ayúdame a escribir" es mejor para generar texto nuevo en una posición específica del documento. Usa ambos según el caso.
Paso 02
Redactar el primer borrador
El prompt de redacción tiene que incluir cuatro elementos: el tipo de documento, la audiencia, el mensaje clave y el tono. Sin estos cuatro elementos, el borrador será genérico.
Prompt de redacción — Estructura base
Redacta [TIPO DE DOCUMENTO: un comunicado / una carta / un informe / una propuesta] para [AUDIENCIA: toda la plantilla / el consejo / el cliente X / los inversores].
Contexto: [2-3 frases explicando la situación y por qué se escribe este documento]
Mensaje principal que debe transmitir: [la idea central, en una frase]
Mensajes secundarios (máximo 3):
1. [Primer mensaje secundario]
2. [Segundo mensaje secundario]
3. [Tercer mensaje secundario]
Tono: [formal / cercano / empático / directo / motivador]
Extensión: [corto (200-300 palabras) / medio (400-600 palabras) / largo (800-1000 palabras)]
Lo que NO debe decir o insinuar: [restricciones importantes]
💡 La clave está en "Lo que NO debe decir": Este campo es el más importante para comunicaciones delicadas. Ej: "No debe insinuar que habrá más despidos", "No debe prometer plazos que no podemos cumplir", "No debe mencionar el nombre del competidor".
Paso 03
Refinar el tono y el estilo
El primer borrador raramente es el definitivo. Usa estos prompts de refinamiento para ajustar el tono hasta que el documento suene como tú.
Prompt de refinamiento — Ajustar el tono
El borrador está bien en contenido, pero el tono no es exactamente el que busco. Necesito que sea [más directo / más empático / menos corporativo / más cercano / más formal].
Específicamente: [el párrafo 2 suena demasiado frío / el inicio es demasiado formal / el cierre es débil].
Reescribe el documento manteniendo el mismo contenido pero con el tono ajustado.
Prompt de alternativas — Pedir versiones diferentes
Genera 3 versiones del párrafo de apertura con enfoques diferentes:
- Versión A: empezar con el contexto (por qué escribo esto)
- Versión B: empezar con el impacto (qué significa esto para el lector)
- Versión C: empezar con la acción (qué va a pasar a partir de ahora)
Para cada versión, indica en una línea cuál es el efecto emocional que busca generar en el lector.
Prompt de revisión crítica — Detectar problemas antes de enviar
Lee este documento como si fueras el receptor más escéptico y crítico. Identifica:
1. Frases que pueden malinterpretarse o generar reacciones negativas
2. Compromisos implícitos que no queremos asumir
3. Información que falta y que el lector va a echar de menos
4. El tono general: ¿suena auténtico o corporativo y vacío?
Sé directo y específico. No me digas que "está bien" — dime qué mejorarías y por qué.
Checkpoint: El documento ha pasado la revisión crítica. No hay frases ambiguas, compromisos implícitos no deseados ni información que falte.
Paso 04
Revisión final antes de enviar
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1
Lee el documento en voz alta. Si algo suena raro al leerlo en voz alta, es que hay que cambiarlo. Esta es la prueba más efectiva para detectar frases que suenan artificiales o corporativas.
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2
Pide a una persona de confianza que lo lea antes de enviarlo. Para comunicaciones delicadas (reestructuraciones, cambios importantes, situaciones de crisis), siempre es recomendable una segunda lectura humana. Gemini puede ayudarte a redactar, pero no puede anticipar todas las reacciones emocionales de tu equipo específico.
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3
Añade los detalles personales que solo tú puedes aportar. Una anécdota específica, una referencia a un momento compartido con el equipo, o una frase que refleje tu forma de hablar. Estos detalles son los que hacen que un comunicado suene auténtico y no generado por IA.
Biblioteca de prompts
Prompts para los documentos más frecuentes
Comunicado de resultados trimestrales a toda la empresa
Redacta un comunicado de resultados del [TRIMESTRE] para toda la plantilla de [EMPRESA].
Datos clave: facturación [X]€ ([+/-N]% vs. objetivo), EBITDA [X]€, [otro KPI (Key Performance Indicator (Indicador Clave de Rendimiento)) relevante].
Contexto: [qué ha pasado este trimestre que explica los resultados]
Mensaje principal: [si son buenos: celebrar y motivar / si son malos: ser honesto, explicar causas y transmitir confianza en la recuperación]
Incluye: (1) agradecimiento al equipo, (2) los 2-3 hitos más importantes del trimestre, (3) los retos que quedan por delante, (4) el mensaje de cierre motivador.
Tono: cercano, honesto, sin eufemismos corporativos. Extensión: 300-400 palabras.
Carta de propuesta a cliente estratégico
Redacta una carta de propuesta de colaboración para [CLIENTE], empresa del sector [X].
Contexto: [qué conocemos del cliente, cuál es su situación actual, por qué creemos que podemos ayudarles]
Lo que ofrecemos: [descripción concisa de la propuesta]
Valor diferencial: [por qué nosotros y no la competencia]
Llamada a la acción: [qué queremos que haga el cliente: una reunión, una llamada, revisar la propuesta adjunta]
Tono: profesional pero no frío. Debe sonar como una conversación entre iguales, no como un pitch de ventas. Extensión: 250-350 palabras.
Siguiente paso
¿Qué hacer ahora?
Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales: